La maggior parte dei sistemi di gestione delle collezioni è nata per descrivere le opere. AerariumChain è nata per custodire l'opera stessa, sotto forma di gemello digitale certificato, accanto alla sua scheda. Per chi gestisce una collezione, questo cambia il lavoro di tutti i giorni.
La scheda non è mai stata l'opera
Un tipico database di collezione sa molte cose di un oggetto: numero di inventario, dimensioni, materiali, collocazione, prestiti, qualche fotografia scattata a distanza di anni. Quello che non sa dire è come appare l'oggetto oggi, con il livello di dettaglio che richiederebbe un conservatore o un assicuratore. Questa conoscenza è affidata alle persone, ai rapporti sullo stato di conservazione cartacei e a cartelle di immagini che nessuno riesce a confrontare.
Finché la collezione è piccola, funziona. Quando arriva a migliaia di oggetti, in gran parte custoditi nei depositi, significa che la maggior parte della collezione non viene mai davvero controllata. È inventariata, non monitorata.
Che cosa cambia con un gemello certificato
Nell'AerariumChain HUB ogni opera ha in un unico luogo la sua scheda, le sue versioni e l'intera cronologia delle scansioni: file master, tentativi di acquisizione, approvazioni di qualità e la notarizzazione su blockchain di ciascun file. Il catalogo resta un catalogo (numeri di inventario, formati, date), ma il gemello è a portata di clic. Quella che era una scheda diventa qualcosa che si può aprire, misurare e riutilizzare.
- Lo stato dell'oggetto diventa un dato. Una geometria 3D con precisione fino a 0,05 mm e fotografie da 101 megapixel fanno sì che lo stato di conservazione di un'opera si possa misurare, non solo descrivere.
- Una cronologia confrontabile. Ripetendo le scansioni nel tempo, CARE confronta ogni gemello con il proprio passato, così crepe, deformazioni o cadute di colore emergono come differenze misurabili.
- Prova di integrità. L'impronta di ogni file viene registrata su una blockchain pubblica al momento dell'acquisizione. A distanza di mesi, chiunque sia autorizzato può verificare che un file non sia stato alterato.
Una digitalizzazione al ritmo della collezione, non di un progetto
L'obiezione più comune riguarda i tempi. Fotografare e modellare una grande collezione richiedeva anni. Il kit AerariumChain è stato progettato per renderlo un'attività ordinaria: un solo operatore, circa cento opere al giorno, con i dati caricati direttamente dalla sala ed elaborati nel cloud. Le scansioni grezze confluiscono nell'HUB, vengono elaborate e tornano per la revisione nel browser, con un OK o NOK e commenti strutturati, versione per versione. Il responsabile della collezione approva ciò che entra nel registro, esattamente come approverebbe qualsiasi altra scheda.
Vuoi vedere i tuoi oggetti come gemelli digitali nel registro?
Si integra con i sistemi che già usate
Per iniziare non è necessario sostituire il database della collezione. L'HUB importa i dati dai sistemi esistenti, utilizza formati aperti e consente sempre l'esportazione (pacchetti METS, mesh, piramidi TIFF). I connettori verso i sistemi nazionali del patrimonio culturale fanno parte della piattaforma e le integrazioni sono documentate. Se un giorno decideste di andarvene, i gemelli vengono con voi, completi e leggibili.
Persone, ruoli e ciò che ciascuno vede
Il lavoro sulle collezioni è un lavoro condiviso: conservatori, curatori, registrar, restauratori esterni, fotografi, assicuratori. Nell'HUB ogni persona ha un ruolo e vede esattamente ciò che quel ruolo consente. Un conservatore a Torino e uno specialista a New York possono esaminare lo stesso gemello nello stesso momento. Le opere sensibili possono restare visibili solo a una cerchia ristretta, e nulla diventa pubblico senza una decisione esplicita.
Che cosa guadagna in concreto chi gestisce una collezione
- Un registro in cui ogni oggetto ha uno stato misurabile e datato, non solo una descrizione.
- Controlli periodici sulle opere in deposito senza doverle spostare ogni volta in laboratorio.
- Risposte più rapide a prestatori, assicuratori e ricercatori, perché la documentazione è già disponibile.
- Un unico luogo in cui scansioni, approvazioni e notarizzazioni sono tracciate, invece di cartelle sparse.
- Dati che appartengono all'istituzione, ospitati nella sua area geografica e privati per impostazione predefinita (sicurezza e sovranità dei dati).
Oltre 10.000 opere in più di 70 collezioni sono già state scansionate e notarizzate in questo modo, dai musei nazionali alle collezioni private (scopri dove). Se gestite una collezione e volete vedere come apparirebbero i vostri oggetti come gemelli nel registro, richiedete una demo e portate con voi qualche numero di inventario.